GDPR cosas que debes saber antes de mayo de 2018

La protección de datos da un paso más en 2018 y se implementa la conocida como GDPR. Es importante estar preparado para su implementación en la empresa. GDPR significa en inglés “General Data Protection Regulation” y entrará en vigor el próximo 25 de mayo de 2018 en los 28 estados miembros de la Unión Europea y será de aplicación para todas aquellas empresas que procesen datos personales para el desarrollo de su actividad económica.

GDPR cosas que debes saber antes de mayo de 2018:

• Tus datos (información personal de tus clientes) deben estar almacenados en la Unión Europea.
• Tus clientes tienen derecho al olvido y debes permitir el borrado de todos sus datos.
• Tus clientes tienen derecho a pedir que sus datos sean transferidos a otras empresas.
• Sigues teniendo que obtener el permiso de tus clientes para procesar sus datos personales.
• El uso de SALESmanago relativo a los cambios que introduce la GDPR es 100% legal.

Tus datos (información personal de tus clientes) deben estar almacenados en la Unión Europea

Según esta regulación , la transferencia de datos personales a países fuera de la Unión Europea sólo será posible si el país de destino puede facilitar el nivel de protección adecuado (será una decisión de la Comisión Europea) y tras suministrar las garantías apropiadas, esto es, basándose en las cláusulas pertinentes, siguiendo las normas corporativas, aprobar códigos de conducta y si tanto el emisor como el receptor tienen el “European Data Protection Certificate”. Simplificando, los datos personales de los clientes y los servidores en los que se almacenan así como otros registros deben estar físicamente localizados en la Unión Europea.

SALESmanago está preparado ya que tanto nuestras oficinas centrales como nuestros servidores están físicamente localizados en Polonia, país miembro de la Unión Europea. Por lo tanto cumplimos este requisito al 100%.

Tus clientes tienen derecho al olvido y debes permitir el borrado de todos sus datos

La GDPR brinda a las personas cuyos datos personales son procesados ciertos nuevos derechos. Uno de los más importantes es el derecho al olvido, esto significa el borrado permanente de datos personales que sean procesados por la empresa en base al permiso concedido por el individuo a marketing. Esta ley se aplica a los datos almacenados en formato de papel como digital así como cualquier copia de seguridad. Si los datos se procesan en base a un contrato es necesario la terminación del contrato en primer lugar. Para dar respuesta a este requerimiento SALESmanago implementará en la ficha de cada cliente un botón “Forget me”. Lo que significa que podremos ejercer el derecho al olvido de los clientes con un solo click.

Tus clientes tienen derecho a pedir que sus datos sean transferidos a otras empresas.

Otra ventaja que la GDPR traerá para los consumidores será el derecho a solicitar la transferencia de sus datos a otra compañía cuando cambie el contrato. Se aplica al procesado:

• En base al consentimiento de marketing dado por el cliente
• Bajo el contrato
• Si se hace de forma automática

Sin embargo, el derecho a solicitor que los datos se envíen por el administrador directamente a otro administrador sólo se hará en la medida en la que sea técnicamente posible, es decir, en la medida en que los sistemas que intercambien información sean compatibles entre sí.

Nuestra plataforma también está preparada para esta regulación. En SALESmanago puedes transferir los datos a sistemas externos de forma conveniente bien sea en un fichero de texto plano o vía API.

Si quieres tener una visión rápida de lo que debes cumplir te invitamos a que te descargues nuestro ebook sobre el GDPR:

Sigues teniendo que obtener el permiso de tus clientes para procesar sus datos personales

Antes de la GDPR, había una serie de obligaciones relativas al procesado de datos personales que concernían al procesado de información, preparación de documentación y obligación de informar. La mayoría de ellos se mantendrán en la GDPR. Sin embargo, es importante recordar que el consentimiento obtenido aplica únicamente a la cantidad de datos necesarios desde el punto de vista del propósito del procesado, por ejemplo, el envío de los productos comprados. Si quieres recabar más datos necesitarás obtener el permiso para hacerlo, por supuesto podrás utilizar algunos extras como descuentos, cupones, descargables, regalos, etc. Esto obligará a las compañías que recojan datos personales a tener sus bases de datos bien ordenadas. Mediante el uso de reglas de automatización y un buen mecanismo de etiquetado como los que están disponibles en SALESmanago te ayudará a mantener a tus clientes debidamente clasificados y ordenados.

El uso de SALESmanago relativo a los cambios que introduce la GDPR es 100% legal

SALESmanago como entidad de procesado de datos implementa los procedimientos de acuerdo a la GDPR, incluyendo la gestión de usuarios y gestión de accesos (registro de personas autorizadas), registro de las operaciones de procesado de datos, monitorizado y políticas de respuesta, etc. El sistema también permitirá a los usuarios cumplir con sus nuevas obligaciones como el derecho al olvido y la encriptación de los datos personales de los clientes. En resumen, tras la entrada en vigor de la GDPR el uso de SALESmanago será 100% legal.

Aparte de estos aspectos que cubrimos aquí, relativos a lo relativo al uso de SALESmanago en tu empresa es importante que tengas un buen asesoramiento para hacer una auditoría sobre cómo y dónde se consiguen y utilizan los datos en los diferentes departamentos de la empresa, cómo se consiguen los contactos, qué permisos debes solicitar para llevar a cabo tus acciones de marketing, etc.

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